Notice de confidentialité des candidats de Winshuttle

Dans le cadre de tout processus de recrutement, Winshuttle (“l’organisation”) collecte, stocke et traite des données personnelles concernant les candidats à l’emploi. L’organisation s’engage à la transparence sur la façon dont elle collecte et dont elle utilise les données, et au respect de ses obligations en matière de protection des données.

Quelles sont les informations que l’organisation collecte ?

L’organisation collecte une série d’informations vous concernant. Celles-ci comprennent :

  • Votre nom, adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;
  • les détails de vos qualifications, de vos compétences et de votre parcours professionnel ;
  • des informations concernant votre niveau de rémunération actuel, y compris les droits aux prestations ;
  • les informations relatives au droit de travailler, par exemple des copies de  passeports, cartes d’identité, cartes de séjour ; et
  • des résultats d’évaluations, par exemple les résultats d’évaluations psychométriques.

L’organisation peut collecter ces informations de différentes manières. Par exemple, des données peuvent être contenues dans des formulaires de candidature, des CV ou lettres de motivation, tirées de votre passeport ou d’autres pièces d’identité, ou recueillies lors d’entretiens ou d’autres formes d’évaluation, y compris des tests en ligne.

L’organisation peut également collecter des données personnelles vous concernant auprès de tiers, telles que les références fournies par les employeurs précédents. L’organisation cherchera des informations auprès de tiers uniquement après vous avoir soumis une offre d’emploi, et vous informera du fait qu’elle y procède.

Les données seront stockées dans une plage d’endroits différents, y compris dans votre dossier de candidature, dans les systèmes de gestion des RH et dans d’autres systèmes informatiques (y compris la messagerie électronique).

Pourquoi l’organisation traite des données personnelles ?

Afin de gérer votre candidature, nous devons traiter certaines informations à caractère personnel vous concernant. Nous traitons uniquement les informations aux finalités nécessaires au traitement de votre candidature ou conformément aux exigences légales.

L’organisation a besoin de traiter des données afin de prendre certaines mesures, à votre demande, préalablement à la conclusion d’un contrat avec vous. Elle devra également traiter vos données pour conclure un contrat avec vous.

Dans certains cas, l’organisation a besoin de traiter des données pour s’assurer de sa conformité aux obligations légales. Par exemple, avant le début de l’emploi, il est exigé de vérifier l’habilitation du lauréat à travailler dans le pays où se trouve le poste.

L’organisation a un intérêt légitime de traiter les données personnelles au cours du processus de recrutement et pour conserver une documentation du processus. Le traitement des données provenant des candidats permet à l’organisation de gérer le processus de recrutement, d’évaluer et de confirmer l’aptitude à l’emploi d’un candidat, et de décider à qui proposer un poste. L’organisation peut également avoir besoin de traiter des données de candidats pour répondre à des réclamations juridiques et se défendre contre celles-ci.

Si votre candidature n’est pas retenue, l’organisation peut conserver vos données personnelles dans ses dossiers en cas de futures opportunités d’emploi susceptibles de vous convenir.  L’organisation vous demandera votre consentement avant de conserver vos données à ces fins et vous êtes libre de retirer votre consentement à tout moment.

Qui a accès aux données ?

Vos données personnelles peuvent être accessibles aux recruteurs et personnes chargées de mener les entretiens qui travaillent dans le pays de base du poste auquel vous avez postulé, ainsi qu’aux recruteurs et responsables des entretiens qui travaillent dans d’autres pays de l’organisation au niveau international. Des individus chargés de fonctions administratives et du personnel informatique de l’organisation peuvent également disposer d’un accès limité à vos données afin d’accomplir leurs fonctions.

L’organisation ne partagera pas vos données avec des tiers, sauf si votre candidature est retenue, et que l’organisation vous soumet une offre d’emploi. L’organisation partagera alors vos données avec des employeurs précédents afin d’obtenir des références à votre sujet.

En tant qu’organisation internationale, vos données peuvent être transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE), aux États-Unis et dans d’autres pays où l’organisation exerce des activités.Nous nous conformons aux dispositions du bouclier de protection UE-ÉU, le Privacy Shield, telles que définies par le Department of Commerce américain en matière de collecte, d’utilisation et de conservation des informations personnelles de la part des pays membres de l’Union Européenne. Par ailleurs, l’organisation a conclu, avec ses entités à travers le monde, des Accords de transfert de données régissant son traitement des informations personnelles des résidents de l’Union européenne.

Comment l’organisation protège les données ?

Nos systèmes de RH et de recrutement sont protégés pour empêcher qu’un traitement non autorisé ou illicite d’informations personnelles ne se produise, de même que toute autre perte ou destruction accidentelle de celles-ci, ou tout dommage les affectant. Cela est mis en œuvre conformément à la Politique de sécurité de l’organisation.

Lorsque des informations sont partagées avec d’autres parties se trouvant en dehors de votre pays, au minimum, l’organisation demandera que lesdites informations personnelles soient protégées conformément aux exigences légales du pays où vous travaillez. L’organisation demande également aux fournisseurs ou destinataires tiers d’informations personnelles de garantir le même niveau de protection que celui qui est fourni par l’organisation.

Combien de temps l’organisation garde-t-elle les données ?

Si vous acceptez une offre d’emploi de notre part, toutes les données personnelles pertinentes conservées lors de la période préalable à votre embauche feront partie de votre dossier personnel et seront conservées conformément aux exigences spécifiques du pays. Si nous ne vous embauchons pas, l’organisation conservera un dossier de vos données  pendant 6 mois après la fin du processus de recrutement concerné. Si vous acceptez que l’organisation conserve un dossier de vos données personnelles, l’organisation conservera vos données pendant 6 mois supplémentaires pour en tenir compte dans le cadre de futures opportunités d’emploi. Au terme de cette période ou lorsque vous retirez votre consentement, vos données seront supprimées ou détruites.

Si votre candidature mène à un emploi, les données personnelles récoltées lors du processus de recrutement seront transférées  dans votre dossier du personnel et conservées pendant la durée de votre emploi. Les durées de conservation de vos données vous seront communiquées dans le cadre d’un nouvel avis de confidentialité.

Vos droits

En tant que personne concernée, vous disposez d’un certain nombre de droits. Vous pouvez :

  • accéder à vos données et en obtenir une copie sur demande ;
  • demander à l’organisation de modifier des données incorrectes ou incomplètes ;
  • demander à l’organisation de supprimer ou d’arrêter de traiter vos données, par exemple lorsque les données ne sont plus nécessaires aux fins de traitement ; et
  • vous opposer au traitement de vos données lorsque l’organisation s’appuie sur ses intérêts légitimes comme motif légal de traitement.

Si vous souhaitez exercer n’importe lequel de ces droits, veuillez contacter dpo@winshuttle.com en premier lieu.

Si vous considérez que l’organisation n’a pas respecté vos droits de protection des données, vous pouvez déposer plainte auprès du Commissaire à l’information.Pour en savoir plus sur vos droits et la façon de déposer plainte auprès du Bureau du commissaire à l’information (Information Commissioner’s Office, ICO), veuillez consulter le site Web de l’ICO.

Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas de données personnelles ?

Vous n’avez aucune obligation légale ou contractuelle de fournir des données à l’organisation lors du processus de recrutement. Cependant, si vous ne fournissez pas d’informations, l’organisation pourra ne pas être en mesure de traiter une partie ou l’ensemble de votre candidature.